Asesoria y Relaciones Publicas.

ASESORÍA EXTERNA O CONSULTORES INDEPENDIENTES DE RELACIONES PÚBLICAS.

Definimos como asesoría externa a la práctica externa de RRPP que consiste en proveer de servicios específicos, técnicos y creativos por parte de un grupo cualificado en función de su experiencia y formación a otra empresa ajena a ella.

El cliente (para una asesoría externa) es la organización, individuo p grupo de individuos que contrata los servicios profesionales de una asesoría externa de RRPP para el logro de un programa acordado con fines de asesoramiento continuado o para una actividad concreta durante un período específico de tiempo.

Una consultora externa se supone que tiene que ofrecer los siguientes servicios:

• consultoría interna

• consultoría externa o RRPP

dentro de la cual encontramos el clipping (seguimiento de información de la empresa para medios radio y TV y que suele contratarse a empresas específicas y especializadas ya que requiere de mucha gente y medios), seguimiento en prensa, convocatorias y notas de prensa y presentaciones, road shows y congresos.

• institucional

Realización de revistas y folletos del sector y mantener las relaciones dentro del ámbito de la actividad profesional.

La contratación de una asesoría externa.

Dependiendo del tipo de acción, el tiempo de contratación será diferente.

Variará en función de si son acciones globales o puntuales.

Las acciones globales son aquellas de un contrato anual. Funcionan a partir de un período de preaviso.

Se cobra por minuta de los servicios generales que se prestan.

Los servicios extraordinarios se cobran aparte.

Las acciones puntuales vienen determinadas por el tipo de acción y losplazos fijados para su ejecución.

CASO PRÁCTICO: aniversario de una cadena hotelera. Contratamos los servicios generales a una consultora externa.

Llevaremos a acabo las siguientes acciones:

• Asistentes privados /VIP (los decide la empresa)

• Asistentes de prensa (los pone la consultora)

• Mandamos la convocatoria de prensa con las notas de prensa.

• Realizamos y enviamos las invitaciones para privados y VIP (se encargan a la imprenta y son diferentes según privados y VIP)

• Nos ponemos en contacto con la imprenta.

• Contratamos los servicios de mensajería.

• Contratamos los servicios de catering.

• Alquilamos el lugar de celebración (el empresario puede tenerlo decicidido ya).

• Encargamos a la imprenta la realización de revistas, folletos, recuerdos, regalos.

• Contratamos azafatas / os.

• Contratamos un servicio de decoración.

• Contratamos unos servicios tecnológicos y técnicos, acompañados de medios humanos (existen empresas especializadas en organización de eventos)

Tras esto, se elabora el presupuesto y se lo pasan al cliente y, una vez que lo aprueba, comienza a organizar todo.

Aspectos que tener en cuenta para la contratación de una consultora externa de comunicación.

• Los antecedentes.

Tanto de experiencia como de tiempo en el mercado y fama.

• Experiencia financiera.

Qué empresa es la que te aportar un valor añadido o la que te da más por menos dinero.

• Confidencialidad.

• Si la organización puede demostrar resultados con otros clientes o productos similares.

Es decir, el historial de la empresa.

• Tipo de facturación al cliente.

Como se facturan los servicios que se contratan.

• Según los derechos de propiedad intelectual.

Tipos de consultoras externas según los servicios que prestan.

• Agencias de RRPP.

• Agencias de comunicación integral (multiservicios).

• Agencias de comunicación de márketing.

• Consultoras por áreas.

• Agencias de publicidad.

• Consejeros independientes o free-lance.

• Agencias especializadas.

Sistema de trabajo en una consultora externa.

1º Abrir una carpeta al cliente en la que incluimos:

• nombre del cliente

• acción que llevar a cabo

• plazo de ejecución

• número de horas estimadas y dedicadas

2º Acordar los objetivos de trabajo.

3º Preparación del plan (lo que conlleve una investigación).

Consiste en fijar en el calendario reuniones periódicas y de seguimiento de oa empresa ocn la consultora.

4º Elaboración de un presupuesto.

5º Ejecución de las acciones.

9/noviembre de 2004.

Presupuestos en el departamento externo.

Es imprescindible saber lo que cuesta un programa de RRPP, tanto desglosado como total. Sabiendo esto, conoceremos cómo realizar un presupuesto extraordinario.

Con ambas informaciones el cliente podrá medir resultados con relación al presupuesto: es decir, conocerá lo ejecutado y lo cobrado.

No hay tarifas fijas sino que se utiliza el sistema de partidas para facturación.

Por ejemplo, hay partidas de asesoramiento, de consultas, de plan, de acción...

Todo esto tarificado, a su vez, por horas de trabajo, bocetos y pre-impresiones, arte final y creatividad, producción, materiales, dietas, gastos generales...

En proveedores externos se suele hacer el presupuesto o partida de dos formas diferentes:

• la agencia asume el coste por anticipado y luego lo incluye como partida o factura al cliente.

• que el proveedor externo pase el cargo directamente al cliente (no es muy habitual)

También hay que añadir el margen comercial que suele oscilar entre el 16 y el 18%.

15/noviembre de 2004

Ventajas de una asesoría externa frente a un departamento interno.

· La imparcialidad

A veces incluso se les llega a contratar exclusivamente por esto.

· Por experiencia

· Estarán más familiarizados con los medios de comunicación.

Las grandes empresas suelen conocer al periodista de su sector o negocio.

Esta área suele formarse por gente que ha trabajado en medios o está familiarizado con ellos.

· Cuenta con personal especializado.

Proveniente, como decimos, en muchos casos de los medios.

· Tiene más capacitación a la hora de enfrentarse a períodos de trabajo intensos.

Dedica gente única y exclusivamente al proyecto.

· Tiene un menor coste.

· Tiene una ubicación céntrica.

Fácilmente accesible en los núcleos urbanos y cerca de los medios de comunicación.

Inconvenientes de una asesoría externa frente a un departamento interno.

· Está lejos del cliente.

El trato es mínimo.

· es una sola persona de la agencia la que está en contacto con el cliente.

· Hay que compartir la lealtad con otros clientes.

· Tiene menor capacidad de actuación.

TEMA 2: Comunicación institucional y comunicación empresarial.

La comunicación siempre ha existido dentro de una institución o dentro de una empresa.

Así, podemos decir que existen varios tipos de organizaciones:

• Aquellas orientadas a fines políticos.

Son las destinadas a distribuir poder o control en la sociedad.

Por ejemplo, los partidos políticos.

• Las orientadas a metas de integración.

Encargadas de resolver discordias entre grupos e individuos de la sociedad.

• Organizaciones orientadas a metas de mantenimiento de modelos.

Modelos como cultura, familia, educación...

• Aquellas orientadas hacia la producción económica.

Crean productos u ofertan servicios.

Todas estas empresas tienen como punto en común la integración. Pero las que nos interesan a nosotros son aquellas que permiten trasladar imagen e idea de la empresa así como las que permiten dar a conocer a los individuos que trabajan en la empresa qué es lo que se está haciendo.

En esto consiste la comunicación empresarial.

Esta comunicación empresarial abarcan todas las técnicas que forman parte del proceso de comunicación de la empresa: técnicas de RRPP, de comunicación, de publicidad...

También podemos definir simplemente la comunicación empresarial como el intercambio planeado de mensajes dentro y fuera de la empresa. Para poder realizar este intercambio debe existir un fin, un motivo y un plan, o lo que es lo mismo, un plan de comunicación.

Plan de comunicación = fin + motivo + plan

Existe siempre una necesidad empresarial de comunicación.

En el mercado no se vende lo que se produce sino que se produce lo que se vende.

El cliente conoce los productos a través de la publicidad.

Hoy día lo que se hace es crear una demanda generando una necesidad. Haremos que le producto entre en la vida del consumidor. Para ello habrá que comunicar. Para poder funcionar, las empresas necesitan conocer la competitividad del mercado.

Por tanto, se debe comunicar tanto de forma interna como externa.

Esta tendencia ha obligado a las empresas a ampliar sus listas de contactos para conseguir el éxito empresarial.

Estableceremos y delimitaremos claramente estos grupos, dividiéndolos en aquellos dirigidos hacia el interior de la empresa, aquellos hacia el exterior o mercado y aquellos hacia el entorno social.

- Hacia el interior de la empresa

• dirección

• personal

• representantes laborales

• empresas filiales

• grupos económicos

- Hacia el exterior

• el público

• comunicación profesional

• comunicación con los colaboradores

- Hacia el entorno social.

• pública (opinión pública)

• financiera

• social

La comunicación interna o hacia el interior de la empresa.

El directivo suele ser personal de la compañía aunque con ciertas peculiaridades. Al ser quien toma las decisiones de comunicación, deberá tener relación con la dirección, con el personal y con el resto de departamentos de la empresa.

Esta comunicación debe ser bidireccional.

No es fácil establecerla y debe mantenerse, por encima de todo, el contacto con los representantes laborales para conocer el estado laboral de la empresa y sus trabajadores.

La comunicación externa o hacia el exterior o mercado.

Es la comunicación directamente con el público. Éste está integrado por consumidores, prescriptores ( recomiendan el producto. Se supone que su opinión importa más. Tienen la confianza del público) y compradores.

La comunicación hacia profesionales (distribuidores) es diferente a la de colaboradores o compradores.

2.1. Director de comunicación.

Será el órgano encargado de ejecutar el plan estratégico de comunicación. El director de comunicación lo lleva a cabo. En el año 90 se hizo una encuesta de comunicación a empresas:

• Existe una valoración muy baja de área de comunicación y esa figura no está incluida en el órgano de dirección de la empresa.

• Solo el 17% de las empresas encuestadas reconocían tener un dircom

• No existía planificación ni plan estratégico de comunicación para las empresas

Confundía la comunicación empresarial con el marketing o cualquier otra técnica de promoción.

El dircom utilizará todo a s disposición para una comunicación fluida. Es el responsable de los flujos de información.

También será el responsable de la imagen de la empresa tanto dentro como fuera.

Como aglutina todos los canales deberá tener una preparación conocer como funciona la empresa.

También muy preparado en técnicas comunicativas saber qué canales utilizar para que circunstancias usar uno u otro.